Conformément aux dispositions du chapitre 3 de la loi n° 78.17 du 6 janvier 1978, les traitements de données nominatives prévues à l’A.R.A.U.C.O. font l’objet, avant leur mise en œuvre, d’une demande d’avis ou d’une déclaration préalable de l’Établissement auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (C.N.I.L.) sauf opposition justifiée de votre part. Le médecin qui vous dispense les soins est garant, pour ce qui le concerne, de l’exhaustivité et de la qualité des informations qu’il transmet.

Il veille à la qualité des données qu’il confronte, en tant que de besoin, avec les dossiers médicaux et les fichiers administratifs.

Ces informations sont protégées par le secret médical. Ce médecin a un droit d’accès et de rectification quant aux informations relatives aux soins qu’il vous a dispensés ou qui ont été dispensés dans la structure médicale dont il a la responsabilité. Tout patient peut demander à accéder à son dossier médical auprès d'un professionnel de santé ou d'un établissement de santé. Le patient peut y accéder directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne. En dehors du patient lui-même, cette demande peut être effectuée par son ayant droit (en cas de décès de l'intéressé), par le titulaire de l'autorité parentale (pour les mineurs), par le tuteur (pour les personnes sous tutelle) ou par toute personne (comme son médecin traitant par exemple) désignée comme intermédiaire par l'usager. La demande doit être faite par écrit au Directeur de l’Établissement.

La communication des informations médicales sera assurée par le médecin responsable de votre prise en charge dans un délai de 8 jours suivant votre demande et au plus tôt après qu’un délai de réflexion de 48 heures aura été observé. Ce délai de communication est porté à 2 mois lorsque les informations médicales datent de plus de 5 ans. Vous pouvez, soit consulter gratuitement votre dossier sur place, soit demander la remise de copies de documents. Les frais de secrétariat, de reproduction et d’envoi de copies seront à votre charge. Avant toute communication, le destinataire de la demande doit vérifier l'identité du demandeur (ou la qualité de médecin de la personne désignée comme intermédiaire).

Pour les mineurs et les majeurs sous tutelle, ce sont les titulaires de l'autorité parentale et les tuteurs qui exercent ce droit d'accès aux informations médicales. Par ailleurs, une personne mineure peut s'opposer à ce qu'un médecin communique au titulaire de l'autorité parentale des informations qui la concerne. Dans un tel cas de figure, le praticien doit néanmoins s'efforcer d'obtenir le consentement du mineur à l'information de ses parents.

Si ce dernier maintient son opposition, la demande du titulaire de l'autorité parentale ne peut pas être satisfaite et le médecin doit alors faire état par écrit de cette opposition. L'ayant droit d'une personne décédée peut accéder aux informations concernant le défunt dans la mesure où ces données sont nécessaires pour connaître les causes de la mort, défendre la mémoire du défunt ou faire valoir des droits, sauf volonté contraire exprimée par la personne décédée.

L'ayant droit doit donc toujours indiquer le motif de sa demande d'accès. Tout refus de la part du médecin ou de l'hôpital doit être motivé. En revanche, la délivrance d'un certificat médical ne comportant pas d'information couverte par le secret professionnel ne peut pas être refusée.

L’établissement organise la conservation et la confidentialité des informations détenues. Les dossiers médicaux sont conservés dans l’établissement sous la responsabilité du Président de la Conférence Médicale d’Etablissement (CME). Les dossiers médicaux sont conservés 20 ans après votre séjour conformément au décret du 4/01/06 relatif à l’hébergement des données de santé.